Como tornar a reunião de equipa em Home office mais produtiva
A transição para o trabalho remoto devido à pandemia e o decreto de confinamento obrigou-nos a adaptar e a transformar as nossas casas em “home offices”. Viver, socializar e trabalhar no mesmo sítio (tudo a partir de casa ou através de ecrãs), pode tornar-se maçador e consequentemente desmotivador. Para evitar uma equipa desmotivada e pouco produtiva, a chegar ao final da reunião com o pensamento “Isto podia ter sido tudo feito num e-mail…” – é necessário inovar e estar em constante adaptação.
10 Dicas para tornar as reuniões online mais produtivas e eficazes:
Antes da reunião
- Defina os tópicos de reunião e crie uma agenda:
Para uma reunião ser eficaz e produtiva é necessário traçar os objetivos de forma clara e concisa. Defina um plano com tópicos específicos e tente não se desviar destes tópicos durante a reunião.
- Partilhe a agenda de reunião com antecedência:
Criar e compartilhar a agenda de reunião com antecedência com os participantes, é uma ótima técnica de organização, pois podem-se preparar com tempo. Permite também a partilha de feedback sobre os tópicos e possíveis sugestões.
- Convide só quem é essencial para a reunião:
Incluir todos os membros da equipa em todas as reuniões não é sempre boa ideia, pois muitas vezes não é um assunto diretamente relacionado com certos indivíduos e os mesmos acabam por ficar apenas em silêncio. Isto pode gerar frustração porque sentem que o tempo está a passar e não sentem que estão a fazer nada de útil.
- Escolha uma plataforma padrão:
Existem várias opções tecnológicas para a realização de reuniões de equipa, sendo as mais dinâmicas as plataformas de videochamada como por exemplo, o Zoom, o Google Meet, o Team ou o Jitsi. Escolha apenas uma plataforma padrão que reúna todas as condições necessárias, e realize todas as suas reuniões através da mesma. Faça o mesmo para a partilha de documentos – evite utilizar vários meios de partilha de documentos e informação, pois pode se tornar confuso e desorganizado. Algumas boas opções são o Google Drive, o One Drive ou criando uma Dropbox partilhada.
Durante a reunião
- Iniciar a reunião com momento de conversa:
Não perca a oportunidade de socializar com a sua equipa, falando de algo sem ser sobre o trabalho por alguns minutos, pois é uma boa maneira de criar ligações com os colegas de equipa e descontrair antes de começar a trabalhar.
- Relembre o objetivo da reunião:
Relembre os participantes do objetivo da reunião e do que se pretende ser alcançado no final, para manterem isso em mente durante todos os momentos da reunião.
- Comunique de uma forma clara e cativante:
Comunicar de uma forma clara implica utilizar linguagem específica e explicar os tópicos detalhadamente de forma que não haja dúvidas. Dito isto, as reuniões não têm de ser aborrecidas. Interaja de forma animada, utilize bons meios de apoio visuais e até pode criar as suas próprias “tradições de reunião”, como por exemplo cada reunião ter um tema. Quebra-gelos e perguntas que estimulem a interação também são boas opções.
- Incentive a participação ativa de cada pessoa
Pedir contribuições diretamente a cada participante ajuda aos membros da sua equipa a sentirem-se envolvidos na reunião. É crucial fazer com que cada pessoa se sinta valorizada e que tem a capacidade de contribuir para os projetos/tópicos em questão, dando as suas opiniões.
- Aposte no team-building
Apostar em atividades de team-building não só é divertido como também aumenta o espírito de equipa. Fazer questionários, quizzes e jogos interativos é uma boa maneira de toda a equipa interagir e de se divertirem em conjunto.
Após a reunião:
- Envie um follow-up após a reunião:
No final da reunião envie um follow-up com um pequeno resumo sobre os tópicos que foram discutidos, e as tarefas que agora têm de ser concluídas para cumprir os objetivos. Isto aumenta a eficácia da reunião e reforça a importância das reuniões para os membros da equipa.
No entanto, só é eficaz quando é lido, por isso certifique-se de que a mensagem ou e-mail é cativante – o que pode incluir a utilização de gifs, vídeos, fotos engraçadas da reunião, etc. Crie uma rotina para que após cada reunião a equipa já esteja à espera de receber esta mensagem.
